Czy wiesz, że na nierzetelność klientów skarży się aż 36% przedsiębiorców1? Wzrost niewypłacalności w dużej mierze jest skutkiem pandemii, która zakłóciła płynność finansową w każdej branży. Z kolei w innych sektorach rynku to chleb powszedni. Nierzetelny płatnik to przepis na utratę płynności finansowej i zatory płatnicze. Nie można też zapominać, że niezależnie od sytuacji, koszty windykacji są wysokie i mogą wynieść nawet kilka tysięcy złotych2. Co determinuje powstanie tak wysokich kosztów odzyskania należności? Na pewno brak wiedzy o samym kontrahencie jeszcze na etapie procesu sprzedaży, a potem brak monitoringu jego sytuacji ekonomicznej i w końcu niechęć do upominania się o pieniądze, a na koniec brak znajomości realizacji możliwych czynności wobec dłużnika, aby zapewnić sobie lepszą płynność finansową. Warto też podkreślić, iż ponad 70% spraw trafiających do firm windykacyjnych jest już na takim etapie, że w zasadzie przedsiębiorca będzie zadowolony jakimikolwiek pieniędzmi i często chce odzyskać przynajmniej koszty włożone w uzyskanie przychody. To duży błąd, dlatego postaraliśmy się określić rodzaje kosztów prowadzanie windykacji w firmie. W tym artykule dowiesz się, jak wygląda proces windykacji i co składa się na jego koszt w przypadku, gdy jest prowadzony samodzielnie przez przedsiębiorcę, a kiedy warto wesprzeć się kancelarią windykacyjną. Podpowiemy rozwiązania dotyczące windykacji długów, które może pomóc zaoszczędzić Ci pieniądze, czas i… nerwy.
Dane wskazują, że zadłużenie polskich kontrahentów w 2021 roku było najgorsze od ponad 20 lat3. Aż 42% przedsiębiorców nie ufa już nawet stałym klientom i nie ma pewności, czy zapłacą oni w terminie za towar lub usługę4. Jeśli prowadzisz własny biznes, poniższe statystyki zobrazują Ci powagę sytuacji.
W 2021 roku suma zaległości kontrahentów wyniosła aż 37,32 mld zł i wzrosła o 11% w porównaniu do 2020 roku5. Największe problemy z wypłacalnością miały osoby działające na rynku nieruchomości i budownictwa. Sytuację przedsiębiorców pogorszyła przede wszystkim pandemia, więc nawet stali klienci mieli problemy z regularnym opłacaniem towarów i usług.
Podobne wnioski płyną z raportu na temat najbardziej ryzykownych branż w 2022 roku przygotowanego przez portal inbillo.com . Zachęcamy do lektury tego tekstu!
Chociaż suma zaległości rośnie, liczba nierzetelnych płatników maleje – w 2021 roku spadła o 9 tysięcy osób. W tym momencie niewypłacalnych kontrahentów jest około 311 tysięcy, podobnie jak przed pandemią6. Co jednak ciekawe, najbardziej niewypłacalne firmy to te z wieloletnim stażem, a nie młodsze (założone w ciągu ostatnich 5 lat)7.
Największe zaległości odnotowano na rynku nieruchomości (wzrost aż o 36%), budownictwa (+15%), górnictwa (+17%) i przemysłu (+20%). Jak wynika z dostępnych danych z płatnością zwlekają zwłaszcza kontrahenci, z którymi firma współpracuje ponad 3 lata:
Chociaż co druga firma z sektora MŚP wystawia dla kontrahentów faktury z dłuższym terminem płatności, problem niewypłacalności rośnie i może dotknąć każdego9. Wówczas wielu przedsiębiorców decyduje się na samodzielną windykację, bez znajomości zasad realizacji samego procesu, myśląc, że w ten sposób ograniczy wydatki. Niestety, koszty samodzielnej windykacji bez wiedzy i automatyzacji poszczególnych kroków mogą być znaczne. Sprawdź co się na nie składa.
Wyznaczona osoba u przedsiębiorcy lub on sam dokonuje analizy danych dot faktur i spłacalności. W przypadku 85% polskich małych i średnich przedsiębiorstw Analiza kończy się, na przejrzeniu programu do fakturowania ad-hoc i wysłaniem informacji do handlowca, aby zadzwonił. Należy zwrócić uwagę, że nakład czasu jest na ten krok poświęcany i nie jest wykonywane zestawienie czy raport, aby zwrócić uwagę na bieżący stan ekonomiczny kontrahentów i dokumentów finansowych powiązanych z nimi.
Na ten krok składa się zwykle wysyłanie pojedynczych maili przypominających o zapłacie za fakturę, najczęściej z aplikacji do fakturowania i rozliczeń. Jeśli nie sprawdzane są maile, czy inne dane kontaktowe to ponaglenia przestają być skuteczne i dłużnik nie otrzymuje informacji o zadłużeniu. W innym przypadku, u usługodawców rozpoczyna się kwestionowanie jakości usługi i próba wydłużenia terminu płatności. Przygotowanie ponagleń dotyczących wpłaty, czy przypomnień jeśli nie jest zautomatyzowane ma niską skuteczność. Przedsiębiorcy często omijają ten krok, aby nie denerwować swojego kontrahenta.
Przygotowanie i wysłanie wezwań do zapłaty wymaga zaangażowania osobistego lub pracownika, który przygotuje korespondencję, wydrukuje ją i wyśle pocztą. To kolejne koszty związane z angażowaniem się w działania, które mógłbyś poświęcić na zarabianie pieniędzy. Koszty wysyłki korespondencji (kilka, kilkanaście złotych) są tu praktycznie pomijalne, chyba że musisz to robić masowo. Wtedy mogą one być już odczuwalne w Twoim budżecie.
Czasami jedną z lepszych metod jest osobista wizyta w siedzibie dłużnika. Jeśli jednak Twój kontrahent mieszka na drugim końcu Polski, wówczas koszt dojazdu może wynieść nawet kilkaset złotych. Dotyczy to głównie zakupu paliwa na przejazd. A co z kosztami wywołanymi niemożnością prowadzenia w tym czasie działalności? Ile na tym tracisz? Jeśli potrzeba kilku wyjazdów koszty te mogą wielokrotnie wzrosnąć.
Koszty reprezentacji w sądzie i opłaty sądowe to już wydatek minimum kilkuset złotych do nawet kilkunastu czy kilkudziesięciu tysięcy złotych, zależ nie od wartości roszczenia. Poza tym proces sądowy, szczególnie obecnie, może trwać od minimum 4-6 miesięcy do kilku lat, zależnie od podjętych przez dłużnika działań czy stopnia skomplikowania sprawy. Dla pewności, że działania te będą przeprowadzone fachowo oraz abyś uniknął ryzyka przegranej, zalecane jest co najmniej skonsultowanie sprawy z prawnikiem lub zatrudnienie go w charakterze pełnomocnika. Wymaga to więc dodatkowych działań, polegających na znalezieniu zaufanego prawnika, jeśli nie współpracujesz z takim na stałe. Przy samodzielnym prowadzeniu sprawy należy jeszcze napisać i złożyć pozew. Można to zrobić tradycyjnie lub w e-sądzie, co wymaga jednak dodatkowego czasu na założenie konta w portalu sądowym i wiedzy jak wypełnić formularz sądowy. Jednak brak odpowiedniej wiedzy w zakresie obliczania wartości przedmiotu sporu, zasad formułowania wniosków dowodowych, obowiązku zawarcia w pozwie określonych oświadczeń formalnych (np. daty wymagalności roszczenia, adresu e-mail, informacji o próbie pozasądowego rozwiązania sporu), może skutkować zwrotem pozwu z powodu braków formalnych, których uzupełnienie wydłuży procedurę, a nawet skutkować formalnym przegraniem sprawy. Do tego należy dodać czas i koszty poświęcone na przygotowanie się do rozpraw, dojazd do sądu, utracone w związku z tym dochody i stres, który ma także niebagatelne znaczenia w prowadzeniu firmy.
Z jakimi kosztami sądowymi musisz się liczyć?
Ich wysokość zależna jest od wartości przedmiotu sporu (WPS), która przeważnie nie odpowiada wysokości dochodzonego roszczenia, gdyż jest wyliczana w szczególny sposób, uregulowany w Kodeksie postępowania cywilnego. Brak znajomości tej regulacji, ale też odpowiedniej wiedzy prawnej zapewne będzie skutkować nieprawidłowym je obliczeniem, a od niej zależy wpis sądowy i koszty zastępstwa procesowego. To może się przełożyć na kolejny możliwy brak formalny pozwu.
Co do zasady na koszty procesu składają się:
Co prawda większość z tych kosztów (wpisy, zaliczki, KZP – ale w wysokości minimalnej) sąd zasądzi na rzecz powoda, jeśli wygra proces, ale musza one jeszcze zostać wyegzekwowane od dłużnika. Jeśli to się nie uda de facto powiększą one już poniesione straty.
Prowadzenie egzekucji przeważnie obciążą wierzyciela kwotą do kilkuset złotych, które trzeba ponieść na poczet wydatków komornika (wysyłka korespondencji, zapytania do urzędów, opłaty za przelew). Jednak w sprawach, gdzie wymagane jest zasięgnięcie opinii biegłego (wycena nieruchomości, nietypowych ruchomości, przedsiębiorstwa, itp.) może skutkować potrzebą wpłacenia zaliczki od kilku do kilkunastu czy więcej tysięcy. Szczególny przypadek zachodzi, gdy komornik wykonuje na wniosek wierzyciela zabezpieczenie. Wtedy ponosi on zaliczkę na koszty zabezpieczenia w wysokości 5% zabezpieczanej kwoty (jednak nie więcej niż 50 000 zł).
Chociaż w przypadku samodzielnej windykacji na pierwszy plan wysuwają się straty finansowe, na pewno widzisz, że równie dotkliwe są koszty emocjonalne i czasowe. W przypadku niepowodzenia (np. przy zwrocie pozwu), co najczęściej wynika z braku odpowiedniej wiedzy prawnej, spowoduje to dodatkową frustrację oraz osłabi chęć dochodzenia należności. Nie zawsze też można sobie pozwolić na tak duże zaangażowanie czasowe w samodzielną windykację, która wymaga mnóstwo uwagi i dyspozycyjności.
Niemniej kosztowną alternatywę stanowi obsługa firm windykacyjnych odzyskujących zadłużenie w modelu – tak zwany sukces. Ich pomoc jest skuteczna, bo według raportu GUS przeprowadzonego na 87 firmach windykacyjnych odzyskały one aż 108,8 mld zł zadłużeń10, ale pobierane prowizje nierzadko konsumują urobek przedsiębiorcy, a nawet czynią daną sprzedaż nierentowną. Stąd przed decyzją o podjęciu współpracy dobrze jest zweryfikować, czy jest to opłacalne działanie. Nie wszystkie koszty postępowania windykacyjnego można odzyskać, a przed podpisaniem umowy z firmą windykującą dobrze jest porozmawiać z kancelarią prawną o zakresie umowy oraz zapisach związanych z przeniesieniem kosztów postępowania windykacyjnego. W następnej części wpisu dowiesz się więcej na temat pracy wspomnianych profesjonalistów.
Według raportu GUS firmy windykacyjne w 2020 roku przyjęły do obsługi aż 5,4 mln spraw związanych z wierzytelnościami11:
Zauważ, że przedsiębiorcy nadzwyczaj chętnie korzystają z usług profesjonalistów np. kancelarii prawnych, którzy zdejmują z ich barków ciężar samodzielnej windykacji, szczególnie jeśli nie widzą sensu i możliwości odzyskania środków pieniężnych własnymi metodami. A co ciekawe, w badaniu „Relacje między kontrahentami po zleceniu windykacji”, aż co piąty właściciel biznesu stwierdził, że po przeprowadzonym postępowaniu windykacyjnym jego kontakty z wcześniej „ściganymi” partnerami nawet się poprawiły12.
Gdy do akcji wkracza firma windykacyjna lub kancelaria prawna, nieuczciwy kontrahent czuje powagę sytuacji – mówi partner zarządzający Kancelarii LT LAW Ciupka i Stachurski sp. k. radca prawny Artur Stachurski. Takie działanie wierzyciela świadczy bowiem o zaangażowaniu większych środków w odzyskanie należności niż koszt znaczka pocztowego. Większość spraw w dużej części da się załatwić polubownie, nie wkraczając na drogę sądową. W efekcie tego ponosisz stosunkowo niskie koszty, w stosunku do potencjalnych zysków, a sprawa zostaje rozwiązana nawet w kilka dni. O jakich jeszcze zaletach warto zatem wspomnieć?
Firma windykacyjna lub kancelaria prawna zdejmie z Twoich barków praktycznie wszystkie nieprzyjemne obowiązki związane z odzyskaniem pieniędzy. To ona wzywa dłużnika do zapłaty – telefonicznie lub listownie, a nierzadko osobiście stawiając się w jego siedzibie. Negocjuje liczbę i wysokość rat, nadzoruje ich spłatę, a w razie potrzeby reprezentuje Cię przed sądem i komornikiem. Dzięki temu nie marnujesz czasu, możesz zajmować się swoimi codziennymi obowiązkami, nie narażasz też na szwank swojego zdrowia – stres bywa czasami bardziej kosztowny niż utrata pieniędzy.
I chociaż zalet zleconej windykacji jest mnóstwo, wiąże się ona z dodatkowym kosztem, czyli zapłaceniem prowizji. Jej wysokość może wynosić od 5 do nawet 18% – zależnie od wartości długu. Jeśli na przykład kontrahent zalega z opłatą 5 tysięcy złotych, to prowizja będzie oscylować w granicach 600 złotych. Tak naprawdę jej finalny koszt poznasz dopiero, gdy skontaktujesz się z wybranym przedsiębiorstwem windykacyjnym. Aby oszacować koszty i najlepszą drogę należy skontaktować się ze specjalistą ds. windykacji, który pomoże dobrać najlepszą opcję zabezpieczenia płynności – rekomenduje radca prawny Artur Stachurski z kancelarii LT LAW Ciupka i Stachurski sp.k. – tym bardziej, że w danej sprawie nie wszystkie koszty mogą być odzyskane mimo deklaracji ze strony profesjonalisty.
Oczywiście w idealnym scenariuszu taka potrzeba może nigdy nie wystąpić, jeśli rozliczasz się gotówkowo lub w modelu subskrypcyjnym i odroczone płatności stanowią margines przychodów.
Dlatego należy dobrze zweryfikować potencjalnego kontrahenta jeszcze przed podpisaniem umowy – rekomenduje mecenas Artur Stachurski. Ocena wiarygodności jest jednym z najlepszych rozwiązań pozwalającym zawczasu ocenić, czy firma, z którą planujesz podjąć współpracę będzie terminowo regulować swoje zobowiązania, a potem monitoring sytuacji ekonomicznej partnera i wprowadzenie automatyzacji procesów powiązanych z komunikacją od momentu powstania Fv do wpłaty pozwolą jeszcze na wczesnym etapie zidentyfikować ryzyko.
Chcesz wiedzieć, jak kancelaria prawna może pomóc Ci w zarządzaniu płynnością finansową i zautomatyzować procesy windykacyjne? Już dzisiaj skontaktuj się z naszym konsultantem i poznaj szczegóły!
(1) https://media.big.pl/informacje-prasowe/724583/w-pandemii-platnosci-opoznia-staly-i-nowy-kontrahent
(2) https://www.bankier.pl/wiadomosc/Windykacja-dlugu-ile-kosztuje-i-jak-zoptymalizowac-jej-koszty-7230676.html
(3) https://www.coface.pl/Aktualnosci-i-media/Biuro-prasowe/Raport-roczny-Coface-Niewyplacalnosci-firm-w-Polsce-w-2021-r
(4) https://infowire.pl/generic/release/724583/w-pandemii-platnosci-opoznia-staly-i-nowy-kontrahent
(5) https://www.forbes.pl/gospodarka/ponad-37-mld-zl-zaleglosci-firm-na-koniec-2021/pth14b4
(6) https://media.big.pl/publikacje/650730/infodlug-ogolnopolski-raport-o-zaleglym-zadluzeniu-i-niesolidnych-dluznikach-marzec-2021-41-edycja
(7) https://www.coface.pl/Aktualnosci-i-media/Biuro-prasowe/Upadlosci-i-restrukturyzacje-firm-w-Polsce-w-2019-roku
(8) https://payhelp.pl/blog/wieloletni-kontrahenci/
(9) https://krd.pl/centrum-prasowe/informacje-prasowe/2021/co-druga-firma-w-pandemii-wystawia-faktury-z-dluzszym-terminem-platnosci
(10) https://stat.gov.pl/obszary-tematyczne/podmioty-gospodarcze-wyniki-finansowe/przedsiebiorstwa-finansowe/dzialalnosc-przedsiebiorstw-windykacyjnych-w-2020-roku,19,4.html
(11) https://stat.gov.pl/download/gfx/portalinformacyjny/pl/defaultaktualnosci/5503/19/4/1/dzialalnosc_przedsiebiorstw_windykacyjnych_w_2020_roku_informacja_sygnalna.pdf
(12) https://filarybiznesu.pl/podwojne-zycie-ksiegowej-faktura-albo-dlug/a11801
